Автоматизация оптовой торговли фармацевтикой и медтехникой на 1С:Комплексная автоматизация 8 — кейс ООО «САНА»

Фармацевтический опт — это бизнес, где цена ошибки измеряется не только рублями, но и уголовной ответственностью. Продать партию с истёкшим сроком годности или отгрузить не ту серию препарата — значит подставить компанию под удар Росздравнадзора и потерять лицензию. Именно с такими вызовами столкнулась орловская оптовая компания «САНА», дистрибьютор фармацевтики и медицинской техники.

Вместе с командой «Бизнес-Логики» они прошли путь от хаоса в Excel и ручного пересчёта коробок до прозрачной системы на базе 1С:КА 8. Рассказываем, как мы автоматизировали склад, внедрили жёсткий контроль серий и сроков годности и сократили время закрытия месяца в три раза.

В фармацевтическом опте нет права на ошибку. Отгрузка не той серии или просроченного препарата — это не просто убыток, это прямой путь к лишению лицензии. Поэтому нашей главной задачей было исключить человеческий фактор на складе и сделать систему жёстким контролёром сроков годности.

Сергей Кащавцев - руководитель проекта

Точка боли: как жила компания «САНА» до автоматизации

До обращения к нам бизнес работал на «честном слове» и десятках разрозненных таблиц. Рост оборотов привёл к тому, что старые методы управления перестали справляться с нагрузкой, а риски на складе стали критическими.

С чем пришлось работать нашей команде:

Складской учёт и риски фармы

• Ручной учёт закупок и продаж: менеджеры вели базы в Excel, из-за чего данные расходились с фактом, а клиенты получали отказы по товарам, которые фактически лежали на складе.
• Ошибки в учёте серий и сроков годности: кладовщики часто отгружали товары по принципу FIFO (первым пришёл — первым ушёл), а не FEFO (первым истекает — первым уходит). Это создавало колоссальные риски просрочки на полках и убытки от списаний.
• Непрозрачные остатки: чтобы узнать, есть ли нужное лекарство в нужной дозировке, менеджеру приходилось звонить на склад и ждать, пока кладовщик физически пойдёт проверять стеллажи.

Финансы и управление

• Долгое закрытие месяца: бухгалтерия тратила до 10 дней на сведение балансов, акты сверок с сотнями аптек собирались вручную, что приводило к бесконечным спорам с контрагентами.
• Кассовые разрывы: отсутствие платёжного календаря не позволяло прогнозировать нагрузку по оплатам поставщикам, из-за чего приходилось экстренно занимать деньги.
• Отсутствие единой экосистемы: торговля, склад и финансы жили в разных программах, которые не «общались» между собой.

Решение: архитектура на базе 1С:Комплексная автоматизация 8

Мы выбрали 1С:КА 8 как золотой стандарт для оптово-складского бизнеса. Эта конфигурация закрывает потребности и ERP-системы, и WMS (складского учёта), и CRM в едином окне, избавляя компанию от «лоскутной автоматизации».

Склад: от хаоса к адресному хранению и FEFO

Для фарм-опта склад — это сердце бизнеса. Мы полностью перестроили логистику внутри контура:

• Серийный и партионный учёт: каждая упаковка теперь отслеживается от момента приёмки до отгрузки клиенту. Система просто не даст кладовщику пробить в накладную серию, которой нет в выбранной ячейке.
• Контроль сроков годности (FEFO): 1С автоматически подсказывает сборщику, какую партию нужно отгрузить в первую очередь, исходя из ближайших сроков истечения. Это свело к нулю риски возврата просрочки.
• Ордерная схема и ТСД: разделили зоны приёмки, хранения и отгрузки. Кладовщики работают с терминалами сбора данных (ТСД), сканируя штрихкоды. Человеческий фактор и пересортица исключены.

Мы не просто перенесли их Excel-таблицы в 1С. Мы полностью переосмыслили складскую логистику. Внедрение ордерной схемы и терминалов сбора данных позволило кладовщикам работать по принципу FEFO: система сама ведёт сотрудника к нужной ячейке с партией, у которой срок годности истекает раньше. Кладовщик физически не сможет отгрузить не ту серию — программа просто не проведёт документ.

Сергей Кащавцев - руководитель проекта

Закупки и продажи: управление ассортиментом

• Умное планирование: настроили автозаказ товаров на основе ABC/XYZ-анализа и неснижаемых остатков. Система сама формирует черновик заказа поставщику, когда популярный препарат подходит к концу.
• Работа с клиентами: менеджеры видят в карточке клиента всю историю заказов, текущие долги и доступные лимиты. Счета и спецификации формируются в один клик.

Финансы и взаиморасчёты

• Платёжный календарь: финансовый директор теперь видит кассовые разрывы за неделю до их наступления и может сдвинуть сроки оплат поставщикам или запросить отсрочку.
• Авто-сверки: настроили автоматическое формирование актов сверок по ЭДО. Бухгалтерия перестала быть «почтовым отделением» и сосредоточилась на налоговом учёте.

Результаты в цифрах (через 3–6 месяцев после запуска)

Цифры говорят лучше любых слов. Вот чего удалось достичь команде «САНА» совместно с нашими аналитиками:

• Время закрытия месяца: сократилось с мучительных 10 дней до комфортных 3 дней. Бухгалтерия сдает отчётность без авралов.
• Скорость отгрузки: увеличилась на 30–40%. За счёт адресного хранения и работы с ТСД сборка заказа на аптеку занимает минуты, а не часы.
• Ошибки учёта: снижение на 70%. Пересортица по сериям и срокам годности ушла в прошлое.
• Прозрачность стоков: 100% видимость остатков в реальном времени. Менеджер видит доступный к резерву товар прямо во время разговора с клиентом.
• Автоматизировано рабочих мест: 15+ (отдел закупок, продаж, склад, бухгалтерия, финансы).

Цифры говорят сами за себя: закрытие месяца ускорилось в три раза, а пересортица на складе сошла на нет. Но главный результат для собственников «САНА» — это спокойствие и прозрачность бизнеса. Теперь они видят реальную картину по остаткам, деньгам и рентабельности в режиме одного окна, а не собирают её неделями из разрозненных отчётов.

Сергей Кащавцев - руководитель проекта

Хронология проекта: как мы уложились в 2,5 месяца

Внедрение на работающем складе нельзя останавливать, поэтому мы действовали по методологии «бережливого запуска»:

1. Аудит и ТЗ (2 недели): наши бизнес-аналитики выехали на склад, прошли весь путь товара от ворот до машины клиента и зафиксировали узкие места.
2. Настройка 1С:КА 8 (3–4 недели): адаптация справочников, настройка ордерной схемы и правил ценообразования.
3. Интеграции (2 недели): подключение онлайн-касс, настройка обмена с сайтом и системами маркировки.
4. Тестирование и обучение (2 недели): мы не просто выдали инструкции, а провели боевые учения для кладовщиков и менеджеров.
5. Запуск и сопровождение: плавный выход на промышленную эксплуатацию с дежурным специалистом «Бизнес-Логики» на связи.

Почему «САНА» выбрали «Бизнес-Логику»

• Экспертиза в фарм-опте: мы знаем, чем отличается учёт БАДов от учёта строгого учёта, и как правильно настроить серийный учёт под требования регуляторов.
• Официальный партнёр 1С: опыт внедрений с 2013 года, статус Центра компетенции.
• Масштаб: 3500+ поставок ПО и более 300 успешных проектов автоматизации оптово-розничных сетей.
• Комплексный подход: мы не бросаем клиента после запуска. ИТС-сопровождение, доработки и обучение — всё в одних руках.

Хотите такой же результат для вашего бизнеса?

Автоматизация — это не покупка коробки с программой. Это перестройка бизнес-процессов, которая должна окупиться. Закажите аудит ваших процессов — и мы покажем, где вы теряете деньги прямо сейчас.

Проведём бесплатный аудит (онлайн или с выездом в офис), опишем текущие процессы, покажем точки роста и подготовим пошаговый план внедрения 1С под вашу компанию.

ОТПРАВИТЬ ЗАЯВКУ НА АУДИТ